El tiempo del directivo



1.- EL TIEMPO COMO RECURSO LIMITADO

          El tiempo es el recurso indispensable para cualquier acción. Trabajar, descansar, divertirse, viajar, formarse, ... todo requiere tiempo. Los objetivos personales requieren, para ser alcanzados, la realización de determinadas actividades que exigen, a su vez, tiempo.

          Pero el tiempo es limitado y no puede lograrse una cantidad extra. No cabe comprarlo, ni ahorrar lo que nos sobre. No puede almacenarse para más tarde. No puede pedirse prestado. La falta de tiempo es una sensación frecuente. El que tenemos se consume de manera inexorable; y ya no hay más. De ahí que el modo de utilizarlo sea absolutamente decisivo.

          Todos disponemos exactamente del mismo tiempo; pero nunca resulta suficiente. Todo el mundo nos solicita un poco de nuestro tiempo. Pero no hay horas bastantes para ello. Parece que no hay tiempo suficiente para hacer todas las cosas que han de hacerse.





          El tiempo es una paradoja. Parece que nunca tenemos suficiente, pero tenemos todo el tiempo que podemos poseer; no hay más. El problema no es la escasez, sino el uso. La solución es recordar que siempre hay tiempo para hacer lo que realmente queremos hacer: para las cosas importantes.

          Lo difícil es decidir qué es lo realmente importante y centrarse en ello. Hay temas urgentes que quieren llenar cada jornada, presionando constantemente, exigiendo acción. Siempre son urgentes, pero rara vez son importantes.

Para comprender mejor sus pautas de uso del tiempo, trate de evaluar sus actividades de acuerdo con la matriz siguiente:

            URGENTE
IMPORTANTE

NO


1
3
NO


2
4

Es evidente la actitud conveniente ante las casillas 1 y 4. La categoría 2 es abandonada con frecuencia, pese a que se convierte con ello, habitualmente en un problema del tipo 4.

Si se atienden las cosas urgentes, aplazando las importantes, se acaba por tener problemas, pues entonces hay que:

Ø  Enfrentarse a las crisis de personal, porque no hemos tenido tiempo para una formación apropiada.
Ø  Realizar esfuerzos de última hora, porque no hemos tenido tiempo para planificar.
Ø  Afrontar crisis periódicas, porque nunca tenemos tiempo para descubrir lo que está mal y arreglarlo.
Ø  Repetir lo que salió mal, porque no tuvimos tiempo para hacerlo bien a la primera.

          Lo que se necesita es el buen juicio, el valor y la disciplina de hacer primero las cosas importantes. Sólo rompiendo la tiranía de lo urgente podremos resolver el dilema. Sólo es importante la actividad que se relaciona con los objetivos. Lo que cuenta no es lo que se hace, las actividades, sino lo que se termina, los resultados.

2. EL TIEMPO MAL UTILIZADO ES TIEMPO PERDIDO.

          La administración del propio tiempo es la clave del éxito de cualquier persona. Peter Drucker, que considera el tiempo como el recurso más importante, sostiene que quien no puede administrar su tiempo, no podrá administrar nada.

Casi todos perdemos algo de tiempo a lo largo del día y  desgraciadamente, de modo no siempre intencionado: si así fuera, resultaría más fácil evitarlo. Pero la mayor parte de la perdida de tiempo es involuntaria e incluso inconsciente. Perdemos tiempo a causa de hábitos inadecuados y por un trabajo descuidado. Lo perdemos porque estamos más preocupados por hacer cosas correctamente que no por hacer las cosas correctas; más pendientes de las actividades que de los resultados.

          Pero, ¿qué es una perdida de tiempo? Sólo uno mismo puede determinarlo. Perder el tiempo significa, simplemente, hacer algo que es menos importante que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar. La importancia está siempre determinada en función de los objetivos.

          Gobernar el tiempo requiere responder de continuo a la pregunta ¿cuál es la mejor manera de usar mi tiempo? Para ello es preciso tener muy claro lo que se está tratando de llevar a cabo. Hay que definir los objetivos, analizar las actividades y programar el tiempo.
         


3. EL TIEMPO Y LOS OBJETIVOS DEL DIRECTOR

Si el tiempo es el recurso limitado con el que alcanzar  nuestros objetivos, sólo estará bien invertido cuando la actividad en que lo  empleemos esté orientada a esos objetivos. Sin objetivos el empleo del tiempo no tiene sentido.

Séneca  sentenciaba: " Cuando el nauta no sabe donde se dirige todos los vientos le son contrarios". Si no se sabe adónde se va, cualquier camino da igual. Si no se tienen objetivos o metas a dónde llegar, da igual lo que se haga, o cómo se emplee el tiempo.

Es frecuente tener sueños, esperanzas o aspiraciones vagas. Pero esto no son objetivos. Los objetivos son declaraciones específicas acerca de resultados deseados, a los cuales se siente uno comprometido.      ¿Qué quiero alcanzar en el próximo mes? ¿en el próximo año? ¿en la vida?

Los objetivos bien definidos deben cumplir varios requisitos:

¨       Estar escritos y ser concretos y medibles.
¨       Ser retadores, pero realistas y alcanzables en un período de tiempo que ha sido establecido como el necesario.
¨       Ser compatibles entre sí.

          Se cuestiona a menudo la insistencia en escribir los objetivos: "No es necesario que los escriba porque los tengo todos en mente". Desgraciadamente, esto no es suficiente. Nada más fácil que perder de vista los propios objetivos entre los miles de asuntos heterogéneos, rutinarios, muchos de ellos urgentes, que se amontonan en la mente cada día. Los objetivos no sólo deben estar escritos, sino también a la vista. Donde quiera que se pongan, debe ser fácil poderlos leer varias veces al día. Por otra parte, el hecho de escribir un objetivo aumenta realmente el compromiso de trabajar para alcanzarlo. El acto de reducir los pensamientos a palabras escritas tiene consecuencias innegables, aunque sean difíciles de explicar; resulta casi mágico.


4. ANALIZAR EL USO DE NUESTRO TIEMPO

          Resulta esencial conocer cómo estamos invirtiendo nuestro tiempo, para establecer previsiones y decidir cómo deseamos -libremente- invertirlo para lograr nuestros objetivos, repartiéndolo entre ellos y estableciendo las oportunas prioridades.

No se trata, por tanto, de trabajar más, sino de trabajar bien.
No de hacer más cosas, sino de hacer las que hay que hacer.

Lo que permite, de paso, reducir el agobio producido por el exceso de trabajo pendiente,  por querer abarcar demasiadas cosas sin poder hacerlas.

Una vez definidos nuestros objetivos, examinemos las actividades, que son los medios para alcanzarlos. Teóricamente, todas las actividades directivas deberían estar orientadas a los objetivos, pero es frecuente que no lo estén.

          Es fácil acostumbrarse a la rutina. Mucho de nuestro tiempo se emplea según pautas de comportamiento adquiridas. Caemos en modelos de conducta de reaccionar a lo que pasa. Pero las actividades que no estén  orientadas a los objetivos son las que con más frecuencia conducen a la pérdida de tiempo.

          Un paso importante: revisar los hábitos de uso del tiempo. La mayoría de nosotros pensamos que sabemos cómo empleamos el tiempo, pero muchas veces  ni siquiera podemos recordar con precisión lo que hicimos ayer. Es importante saber cómo estamos empleando el tiempo, ya que no se puede emplearlo mejor si no se conoce el uso habitual. Emplear mejor el tiempo significa, probablemente, cambiar  algunos hábitos inadecuados.

          Suele ser útil analizar periódicamente, al menos durante una o dos semanas, cómo empleamos nuestro tiempo, anotando lo que hacemos, cada 15 ó 30 minutos, para que no se nos olvide:

·       ¿Cuánto tiempo dedicamos a cada actividad?
·       ¿Contribuye cada actividad a los objetivos que estoy tratando de lograr?
·       ¿Estoy haciendo cosas que, simplemente, podrían no hacerse?
·       ¿Hay actividades que podría desarrollar, con suficiente eficacia, otra persona?.

          Analicemos luego cada actividad y revisémosla cuidadosamente:

·       ¿Qué pasaría si no se hubiera hecho? ¿Podría evitarse? ¿Podría modificarse o combinarse con otras?
·       ¿Podría dedicarle menos tiempo y obtener aún resultados aceptables? ¿Debería dedicarle más tiempo? En conclusión:
·       ¿En que desperdicio realmente mi tiempo cada día?.

          Los resultados de un registro diario de tiempo probablemente nos asombren. Quizá descubramos que estamos utilizando nuestro tiempo de forma distinta de la que imaginábamos.

          Después de definir los objetivos y determinar exactamente dónde y cómo estoy desperdiciando mi tiempo, deberé realizar los cambios apropiados. Esto es lo que supone:

5. PLANIFICAR EL TIEMPO PARA OBTENER MEJORES  RESULTADOS
         
          La mayoría no planificamos demasiado, a menos que nos veamos obligados a hacerlo. Nos conformamos con reaccionar a lo que sucede. En consecuencia, fracasamos con frecuencia en lograr los resultados deseados. Las cosas no funcionan solas.  Las cosas suceden porque hacemos que sucedan. Las cosas planificadas suceden mejor.

          Todo el mundo admite que planificar es importante. Pero muy pocos de nosotros dedicamos a planificar tanto tiempo como debiéramos. Encontrar tiempo para planificar implica una paradoja muy real. Por una parte, no se tiene tiempo para planificar; por otra, no se tendrá más tiempo disponible hasta que no se planifique mejor.
         
Por encima de todo, planificar es un hábito. La persona que planifica desarrolla el hábito de hacerlo. Encontrar tiempo para ello no le resulta un problema: planificar se hace, sencillamente, parte de la rutina diaria.

          Señalada la prioridad relativa de cada objetivo significativo, podremos preguntarnos:

¨     ¿Qué resultados espero?
¨     ¿Qué actividades debo realizar para lograr mis objetivos?
¨     ¿Cuál es la prioridad relativa de cada actividad?
¨     ¿Cuánto tiempo me requerirá cada una de ellas?
¨     ¿Qué día realizaré o comenzaré cada actividad?

          No se hacen objetivos, se hacen actividades y si éstas son las apropiadas, se alcanzan los objetivos. Solemos ser demasiado optimistas acerca de cuánto podemos hacer en un período de tiempo dado. Pero:

"Cada cosa parece necesitar más tiempo de lo que pensamos que necesitaría"

Segunda ley de Murphy

          Puesto que programar las actividades es un asunto importante utilicemos para ello las mejores horas menos expuestas a posibles interrupciones. Si se comienza por lo más banal, quizá no se llegue, antes de acabar la jornada, a lo que realmente es relevante. Y las cosas importantes que no se hacen, tarde o temprano se convierten en crisis o problemas serios. Puede que sea difícil, pero más difícil será terminar las temas importantes con interrupciones continuas. Sepamos que doce períodos de cinco minutos puede que sumen  matemáticamente, una hora; pero quizá no equivalgan a más de quince o veinte minutos de trabajo continuado. Sin embargo, las actividades deben programarse con flexibilidad suficiente para poder atender temas imprevistos pero interesantes que sin duda aparecerán.
         
          La primera ley de Parkinson dice:
          “El trabajo tiende a alargarse hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

          Si se asigna una hora a una tarea, realizarla llevará al menos ese tiempo. Pero, asignando sólo media hora, posiblemente se terminará más o menos en ese plazo. El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.

          Suele admitirse que el 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace. ¿Sabemos cuáles son nuestras actividades críticas? ¿les damos prioridad al programar? Averigüemos qué actividades de las del 80% apenas contribuyen a lograr nuestros objetivos.

          La mayoría de nosotros no hacemos ni siquiera la mitad de lo que sabemos que debiéramos de hacer, y parece ser que no lo hacemos porque tenemos hábitos ineficaces. Alguien ha dicho que “las personas de éxito han adquirido el hábito de hacer las cosas que a los fracasados no les gusta hacer”.

          Las personas eficaces son capaces de hacer lo que  a nadie le gusta porque tienen un propósito firme, lo bastante firme como para hacerles adquirir el hábito de hacer lo que no les gusta, para alcanzar lo que desean. Si no formamos nuestros hábitos de modo consciente, lo haremos inconscientemente. Sólo podemos cambiar si cambiamos nuestros hábitos.

6.- LOS "LADRONES" DE NUESTRO TIEMPO.
 
          Incluso los más eficaces pierden tiempo. Pero hay que saber arreglárselas para reducir a un mínimo el tiempo perdido. Al identificar las causas de pérdida de tiempo se descubre que proceden de:

Nuestro entorno: asuntos que otros hacen o no hacen y que acaban por costarnos tiempo.
Nosotros mismos con nuestro comportamiento que nos hace emplearlo mal.

La cuestión será ¿qué podemos hacer para defendernos de estos ladrones de nuestro tiempo?

6.1 Las interrupciones no deseadas: “¿Tienes un minuto?”.

          Las interrupciones no deseadas son una parte del trabajo. No se pueden eliminar, ni convendría hacerlo. Pero es posible manejarlas mejor. Aprendamos a controlar lo controlable y aceptar lo incontrolable.

          Hay varias maneras de desanimar al visitante inoportuno. Es bueno no ser visto desde el pasillo. Cabe interceptar a la gente fuera del despacho: así se les dedica menos tiempo, sin perder las ventajas del contacto.

Se puede permanecer de pie y las conversaciones duran menos. Si conseguimos que las interrupciones sean breves habremos resuelto parte del problema. Hay que poner un límite de tiempo al comienzo de cada visita. Procurar no contribuir a la charla innecesaria. Ir a lo esencial y centrarse en ello.

          Si los miembros de nuestro equipo entran y salen constantemente de su despacho, les pediremos que acumulen varios temas para tratarlos conjuntamente en una sola visita. Analicemos también la situación: ¿debo delegar más? ¿me están traspasando sus problemas hacia arriba?.

6.2 El teléfono.

          Veamos algunos medios para controlar el teléfono.

-                            Establecer un plan para filtrar, desviar y delegar las llamadas recibidas siempre que sea posible. Para ello la persona que contesta al teléfono necesita unas instrucciones adecuadas. Hay que ayudarla a desarrollar el método correcto: qué debe preguntar, cómo debe preguntarlo, cuándo y cómo debe dirigirse a los interlocutores, qué respuestas debe darles. Más de una vez puede resolver las llamadas tan bien como nosotros y evitarnos atender temas menores.
-                            Las relaciones públicas son gratas, pero pueden reducirse sin ser un "ogro". Reconozcamos que la charla innecesaria puede provenir de la vanidad, el miedo a perder algo, el deseo de agradar o incluso de dejar otros temas  para luego.
-                            Preparemos las llamadas: tengamos a mano la información que precisemos; anotemos brevemente lo que vamos a comunicar o lo que necesitamos conseguir del interlocutor. Nada más frustrante que pensar, tras haber colgado: “me olvidé de esto y de lo otro”.
-                            Agrupemos las llamadas para mayor eficacia. Preguntemos a la gente cuándo prefieren que les llamemos para hacerlo entonces.
-                  A los interlocutores inagotables digámosles que hemos de cortar para continuar con nuestro trabajo previsto. No nos preocupemos de si se ofende el otro. La mayor parte de las personas no se ofende tan fácilmente como nos tememos. No seamos groseros, pero sí firmes.

6.3 Las reuniones.

          Hay dos tipos de reuniones: las que uno convoca y aquellas a las que es convocado. En los dos casos hay que considerar actividades antes, durante y después de la reunión.

1.              No "hay reuniones" sino asuntos que requieren reunirse: ninguna reunión debe ser convocada sin un propósito específico. Antes de convocarla, preguntarse que esperamos lograr de ella: muchas terminarán precisamente en ese momento, antes de ser convocadas.

2.              Aprendamos a tomar decisiones sin reuniones. No utilicemos un comité para lo que pueda hacerse individualmente. A los directivos se les paga para tomar decisiones y actuar en consecuencia. Reflexionemos sobre los problemas antes de llevárselos a los demás.

3.              Preparemos con antelación el ORDEN DEL DIA, démoslo a conocer a los asistentes con tiempo suficiente y luego hagamos que lo preparen y se ciñan a él. Frenemos las interrupciones. Mantengamos el rumbo previsto.

4.              La reunión tiene un límite de tiempo, que comience a la hora prevista y termine también a la hora prevista. No se espera a los retrasados para empezar; la cortesía la merecen los que llegan a la hora fijada.

5.              Preparemos la reunión, y pidamos a los demás que también lo hagan.

6.              Se levanta acta, lo que supone resumir los acuerdos (y no, como sucede con frecuencia, contar la reunión). Hay que asegurarse de que cada uno de los asistentes conoce exactamente lo que se espera que haga y para cuándo. Cerciorémonos de que el acta se distribuye antes de las 48 horas de celebrada la reunión.

7.              Evaluemos una reunión, al menos de vez en cuando. ¿Asisten las personas adecuadas? ¿Son demasiados? ¿Vienen preparados? ¿Se celebra en el momento y en el lugar adecuado? ¿Cómo podría mejorarse?

          Por supuesto que esto nos obliga a que en las reuniones a las que acudimos como meros asistentes, debemos respetar los mismos criterios. Ir preparados. Llegar a tiempo. No contribuir a divagaciones o a charlas innecesarias. Ayudar a mantener la atención en el punto de discusión. Solicitar del presidente un Orden del Día y unos sistemas de seguimiento. Ser la clase de participante que nos gustaría tener cuando presidimos una reunión.

6.4 La rutina.

          Liberémonos de la rutina. ¿Qué aportan estas tareas de rutina a los objetivos? Deleguemos tanto como podamos.

          Hagamos primero lo más importante. Dediquémosle los períodos punta de eficacia (porque nos encontramos en forma, porque nos dejan en paz...)

          Al acometer las tareas rutinarias seamos también eficaces: analicemos,  simplifiquemos, modifiquemos... Pero, sobre todo, no nos engañemos tratando de resolver la rutina con la excusa de podernos dedicar luego a lo importante; ese luego puede no llegar nunca.

Hay que dirigir el tiempo de nuestro equipo teniendo en cuenta que:

-                  Los subordinados tienden a seguir el ejemplo del jefe, luego no manejarán bien el tiempo si nosotros no lo hacemos.
-                  Tendremos que dedicar tiempo a la formación y desarrollo de los subordinados; es un punto clave del trabajo directivo.
-                  Deberemos analizar con el equipo las causas de pérdida de tiempo y estudiar con él cómo empezar a atacarlas.
-                  Hemos de lograr que el análisis del uso del tiempo se convierta en parte habitual de la revisión del rendimiento del equipo y que se establecen objetivos de mejora.

          Resumiendo: para ayudar a cambiar los malos hábitos en el uso de nuestro tiempo:

v Escribamos los objetivos a largo plazo y determinemos sus prioridades.
v Centrémonos en los objetivos, no en las actividades. Lo que cuenta no es lo que se hace, sino lo que se acaba: el objetivo que se alcanza.
v Registremos periódicamente el uso del tiempo para controlar en qué lo estamos consumiendo realmente.
v Planifiquemos permanentemente nuestro tiempo. Es su “cuello de botella”.
v Programemos el tiempo cada día, asegurando que incluimos los aspectos más importantes.
v Estamos desperdiciando el tiempo si lo gastamos en algo menos importante que lo que se podría hacer en su lugar.
v Dediquemos tiempo a hacer las cosas realmente importantes. Las cosas urgentes se ocupan de sí mismas.
v Reservemos una “hora tranquila” para disponer de un período de tiempo ininterrumpido para planificar las tareas importantes, o dedicarlo a nosotros mismos, a nuestra permanente formación.



Anexo 1

AFIRMACIONES ERRÓNEAS, PERO HABITUALES SOBRE EL TIEMPO


Trabajo práctico:

          Trabajar en equipo para descubrir las razones que nos hacen considerar como erróneas las afirmaciones que sobre el tiempo relacionamos a continuación.


1.    Nadie tiene nunca tiempo suficiente:

2.    La mayoría de las personas tienen exceso de trabajo por las propias exigencias del puesto:

3.    Un buen modo de ahorrar tiempo es acortar las funciones directivas:

4.    Este puesto es muy especial y no se puede adaptar a normas de tiempo:

5.    Manejar mejor el tiempo es cosa, sobre todo, de reducir el tiempo empleado en diversas actividades:

6.    La mayoría de la gente puede encontrar muchas formas de ahorrar tiempo:

7.    La mayoría de las personas pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más:

8.    Si lo haces tú mismo conseguirás más en menos tiempo. En otras palabras,  sigue siendo un buen consejo “ Si lo quieres bien hecho, hazlo tú mismo”:

9.    Delegando podría librar un montón de tiempo y aliviar mi responsabilidad:

10.Dar con el problema es fácil: lo difícil es dar con la solución:

11.Con más tiempo se podría mejorar, probablemente, la calidad de las decisiones:

12.No es preciso escribir los objetivos:

13.No siempre se puede trabajar sobre la base de las prioridades:

14.La mayoría de las actividades diarias no necesitan ser planificadas, y, en todo caso, la mayoría de la gente no podría hacerlo.

15.Los que se concentran en trabajar eficientemente son los más eficaces:

16.Los individuos ocupados y activos que más trabajan son lo que obtienen los mejores resultados:

17.La mayoría de la gente sabe en qué emplea su tiempo y cuáles son las causas que se lo hacen perder a veces:

18.Si manejase bien mi tiempo trabajaría y viviría como un robot:

19.Mi trabajo implica trato con gente y, como todo el mundo es importante, no puedo establecer prioridades:


Anexo 2

CUESTIONARIO SOBRE EL USO DEL TIEMPO



Cada una de las siguientes preguntas ha sido preparada para ayudarnos a identificar nuestros hábitos en el uso del tiempo. Conceder una puntuación de 1 a 4.   con el siguiente baremo:
1: nunca; 2: a veces; 3: con frecuencia; 4: siempre.

1.     ¿Tiene una lista claramente definida de objetivos escritos?
2.     ¿Registra el uso de su tiempo al menos anualmente?
3.     ¿Anota sus objetivos y prioridades diariamente?
4.     ¿Dedica tiempo semanal a revisar objetivos y prioridades con sus       subordinados?
5. ¿Puede encontrar periodos de tiempo sin interrupciones cuando los necesita?
6. ¿Ha eliminado frecuentemente de su trabajo crisis crónicas?
7. ¿Rehusa contestar al teléfono cuando mantiene una conversación importante?
8. ¿Programa su tiempo diaria y semanalmente?
9. ¿Utiliza el tiempo de desplazamientos y esperas de forma productiva?
10. ¿Delega en otros como debiera?
11. ¿Evita que los subordinados le pasen nuevamente trabajos y decisiones?
12. ¿Toma tiempo a diario para pensar acerca de lo que está haciendo  y lo que               
          está  tratando de lograr?
13. ¿Se siente realmente  dueño de su tiempo y de su trabajo?
14. ¿Están su oficina y escritorio bien organizados y en orden?
15.  ¿Puede enfrentarse con éxito, a las presiones, ansiedades y tensiones del trabajo normal?
16. ¿Ha eliminado pérdidas de tiempo en las reuniones necesarias?
17. ¿Ha superado la tendencia a dejar las cosas para luego?
18. ¿Aborda las tareas en base a su importancia y prioridad?

19. ¿Resiste la tentación de participar demasiado en las actividades de sus               
          subordinados?
20. ¿Controla su horario de modo que otros no tengan que perder tiempo                                                                                esperándole?                                                                             
21.  ¿Se abstiene de hacer tareas para otros que probablemente pudieran hacer sí mismos?
22. ¿Evita interrumpir a sus subordinados y colegas a menos que sea realmente 
          importante y no pueda esperar?
23. ¿Cumple con sus plazos y termina las cosas a tiempo?
24. ¿Puede identificar las pocas actividades críticas que suponen la mayor parte 
        de los resultados de su trabajo?
25. ¿Ha podido reducir el papeleo y la cantidad de tiempo que lleva?
26. ¿Controla eficazmente las interrupciones y visitas inesperadas?
27.  ¿Está mejor organizado y rinde más ahora que hace seis meses?
28. ¿Es capaz de estar al día en todas sus lecturas profesionales?
29. ¿ Ha aprendido a decir “no“  cuando debe hacerlo?
30. ¿Dedica suficiente tiempo al entrenamiento y desarrollo de sus subordinados?


         

         


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